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5月号Newsレター 配信しました!!

5月号Newsレター 配信

5月号のニュースレターを配信しました。
今月のキャリア・アップニュースレターでは、以下の2つの話題を皆様にお伝えします。

1. 「”業務日報”を有効活用するには…。(上司も部下も)」と題し、日々の業務で当たり前に使って
   いる業務日報を有効活用し、単なる業務内容の確認だけでなく、もう一歩進んだ使い方、そのメ
   リットをご紹介しております。  
2. 「やってはいけない、こんな声かけ!!事例で確認マネジメントスキル」       
       日常の中でよく見られる光景を切り取って、上司から部下への声かけの仕方を考えます。
   部下の本心を掴むには、果たして、どのような声かけが効果的なのでしょうか?



みなさんの会社には、「業務日報」はありますか?

その質問に対して、「業務日報はあるが、部下は面倒くさがって、あまり書きたがらない」とか「うちは、朝ミーティングで進捗確

認をしているので、日報はない」等々、色々な会社があると思います。

 

そこで、今回の内容は、弊社内の「業務日報」について書いてみようと思います。





弊社のスタッフたちは、毎日の日報をとてもよく書いてくれます。仕事以外に、毎日それを書くとなるとそれだけで、ひと仕事となる

ので、書きたがらない人も多いのが事実ですが・・・。

しかし、どんな仕事がどのくらい進んでいるのか、どんなことに困っているのか、どんなことを確認したいのか、ミスの原因は何で、
もっと次からどのようなことをしていきたいのか、等々、小まめに本当によく書いてくれます。

 

そうなった背景には、経営者である私が仕事で外出することが多く、スタッフと常にコミュニケーションを交わすことができない環境にあることが発端でありました。(弊社は、スタッフ2名ととても小さな会社です)

まずは、どんなことをスタッフから把握したいかを考え、私自身が日報のフォームを作成しました。

 

因みにどんなことを書いてもらっているかといいますと・・・

 

  1. 本日の業務計画 と業務実績
  2. 現在行っている業務の進捗度 (100%を完了だとすると今どのくらいか)
  3. 現在、困っていること・確認したいこと(その他、言いにくいこと何でも)
  4. 明日につなげるために、本日学んだこと

 

以上の4つです。

 

毎日のことですから、文字数が多い少ないはありますが、弊社スタッフはとても小まめに書いてくれ、上司としてはスタッフの一日の動きをあとで把握することができ、本当に助かっております。

大切なことは、業務の進捗だけでなく、スタッフがどのような考え・何に困っているのか、何が不明なのかを常に分かろうと上司側がしないと、スタッフとの心の距離は離れていってしまうのではないか思います。そのためにも、最低限でも私自身もコメントを入れることは意識しております。

また、日報だけがコミュニケーションの手段ではなく、職場にいれば、私自身もなるべく声掛けはしようとしております。

 



そして、もう一つ・・・

実は、とても有難く思っていることは、その日報の小まめさは、スタッフ自身もメリットと思っていることと、そして、その小まめさが人から人へ伝承されていることです。

 

あるスタッフの日報の使い方は、何月何日に、社長に〇〇の書類を渡した ということも記録に残してあるのです。何で、そこまで細かく書くのだろうと思いましたが、ある時、こんなことがあ
りました。「あの書類はもらっていないな」という話題になった時、
そのスタッフが、これまでの日報を確認し、「〇月〇日に社長に書類を渡しました」と日報を見ながら私に話すのです。そうすると、この日報の使い方は、業務の進捗報告のツールとしてだけではなく、自身の覚書であり、部下として自身を防衛するためにもこの日報
に記述していることを知りました。

自身のためにもとても良い活用の仕方をしており、本当に感心をしました。

また、とても嬉しいことは、その書き方が新しく入社した社員にも伝承されているということです。

 

日報は、上司から「書け」というから「書かなければならない面倒くさいもの」ではなく、

スタッフ自身にもメリットを感じながら使えているところに、スタッフの主体的動きがあつたことを感じました。

 

あなたの会社の業務日報の活用はいかがでしょうか。まずは、そもそもの目的をしっかりと

部下と共有しながらも、部下自身にもメリットを感じてもらえる使い方の工夫を議論することも大切ですね。                         
 須山より

 

 

 よくいくスーパーで気になる店員さんがいます。仮に店員Aとしましょう。

そのスーパーでは、夕方の掻き入れ時になると、レジ担当以外の従業員が店頭に出て、お客様に試食を勧めながら商品を販売する仕組みになっています。どの店員も、声を張り上げ必死にお客さまの注意を引き付けようとしています。そのような状況の中で、店員Aさんは他の店員とは違い、声は小さい、お客様と目を合わせない、そして、うつむき加減で商品を勧める言葉をつぶやいています。もし、あなたが店員Aさんの上司なら、Aさんのこの仕事ぶりに対しどのように声をかけるでしょうか?

以下の3つの対応であなたの対応に最も近いのはどれでしょう?

 

対応1  「やり方がわからないのか?お客様に声をかけるときは明るく、にこにこしてやればいいんだよ!まずやってみろ!」

対応2  「だめじゃないか!そんなやり方で売れると思うのか?」

対応3  「どうした?何か心配なことがある?」

 


 

それぞれの対応について、見ていきましょう。

対応1  本人からしてみれば、何かしらの原因がありうまくできないわけです。恐らくやり方だけでなく、や
る気の問題もあるでしょう。この状態でやり方だけ教えるのでは、本人にとってはピント外れのアドバイスになります。

対応2  頭ごなしに叱責するのはNGです。本人が余計に委縮し、問題解決にさらに時間がかかってしまうでし
ょう。

対応3  これが正解です。この店員Aさんには、店頭販売がうまくできない本人なりの理由があるはずです。
その理由を吐き出せない限り、問題解決にはつながりません。まずは相手の話に耳を傾け、心にたまっているモヤモヤを吐き出させます。


                 

相手の心の中の物を吐き出させるためには、話の聞き方にコツがあります。まずは、相手の話を促し、聴くことです。

「何があったの?」

「どうしたの?」

「どうしてそう思うの?」と話を促しながら、聴いていきます。

「実は●●が苦手で…」と相手が言ったら、「そうなんだ。●●が苦手なんだ」とだけ返します。これをおうむ返しと言います。「オウム返し」は、あなたの話を聴いていますよ」というサインです。これにより、相手は自分から心にたまったものを吐き出していきます。

「オウム返し」は、簡単ですが非常に効果的な方法です。是非お試しください!









贅沢な時間

贅沢な時間

贅沢な時間

先日、社長に「かにランチ」のお食事会に連れて行って頂きました。

美味しい食事と楽しい会話で、とても贅沢な時間を過ごす事が出来ました。


毎年3月4月に開催しております、「新入社員研修」の中で

『社会人と学生の違い』について・・・・


「社会に出ると、学生に比べ時間的拘束が大きくなり自由度が減る」印象が強いイメージが
ありますが、『実際はどうなのでしょうか?』

研修の講師である、弊社代表須山の研修を終えた受講生の声からは、

『夢や可能性が広がったり開花されたりするフィールドに立てている事に気付いた』

『社会人だからこそ本当の人生の選択を自由にできると前向きな考えに気付きました。』

との声を頂く事が多いです。

『夢や可能性が広がる』『人生の選択を自由に出来る』

とても素敵な言葉ですね。

新入社員の皆様は、そろそろ会社での仕事や生活にも少しずつ慣れたころではないでしょうか?
入社して間もない今や、これから仕事の楽しさを覚えていく時期ですね。
今しかない、とても贅沢な時間だと思います。

今のこの時期を精一杯頑張ってほしいと思います。

思考のクセ


 先日、社長と話をしていて

 『社長からネガティブな言葉をあまり聞いた事が無い』と言う事にふと気付きました。

 人にはそれぞれ『考え方のクセ』があるという話を以前聞いた事があります。

 『マイナス思考』な人は、悪い要素ばかりを摘む傾向があり、ネガティブな方向性に考えが進んでしまい、
 
 『プラス思考』な人は、良い要素を摘み、ポジティブな方向に考えが進んでいくと思います。

 そんな話を社長としている中、
 
 『自分の気持ちをプラスに持って行ってあげられるのは、自分しかいないし、
   人が自分の気持ちを変えてくれるわけではない。』
 
 と言う言葉に、とても『なるほど』っと思いました。 

 「あー疲れた、だるいな~、嫌だな。」っと言うマイナスの気持ちを摘んでいくよりも
 「天気が良くて気持ちよいな」「今日は時間があるから〇〇をしよう」っと言うプラスの要素を摘みながら
 日々生活をして行くと、何だか心も落ち着き、明るい気持ちで過ごせいると思います。

 
 今朝出勤すると、事務所のアマリリスが開花していました!

確認の重要性

確認の重要性

確認の重要性

休日のおひるごはんに何を作るか決めていなかったので、息子にリクエストメニューがあるか尋ねました。
息子の答えは、「ゆでたうどんの上に野菜が乗っていて、そぼろみたいな肉が入っているヤツ。」とのこと。
「はて???」としばし考えたのち、それがどんなものか頭に浮かんだので買い物に行きました。
この時点で、私は「ジャージャーうどん」(ジャージャーうどんはこちら)だと思いました。野菜、そぼろが手掛かりでした。


家に帰って調理を始める前に、「いやでも、待てよ」と思い直し、息子に「ジャージャーうどん」の画像を見せると、なんと、違うと言うのです!
最終確認をして良かったと思う反面、今頃違うって言われてもと思う気持ちが半分。結局、息子のリクエストは「焼きうどん」でした。
息子にとって「どんな肉でもそぼろ」らしく、また、焼きうどんなのに「ゆでたうどん」という表現間違いをしているなど突っ込みどころ満載ではあるのですが、自分の中では当然と思っていたものやイメージなどが、相手にとっては全然別のものであることもあるのだな、と実感した出来事でした。

これを仕事に置き換えてみましょう。
指示されたことも、自分で思い込んでそのまま進めてしまったとしましょう。上司が思っていたこととあなたが思っていたことが違えば、当然結果が違ってきます。
結果が違えば、その結果は指示されたことではないわけですから、当然やり直さなくてはなりません。
労力も時間も無駄になります。加えて、信頼もなくなってしまいます。
ちょっとした時間で終わる確認作業も非常に大切な意味があるのですね。







御香

御香の香り

御香

事務所では、時々「御香」を炊きます。

社長が、新しく買ってきてくださった御香

「加茂のせせらぎ」

ふわっとした、とても良い香りがします。

御香をたく事も、気分転換法の1つですね!!

気分転換法

気分転換法

気分転換法

仕事中、モヤモヤすることありますか?そんなとき、どのように気分転換していますか?

以前勤めていた会社の同僚の気分転換法は、「洗面所で手を洗う」というものでした。水が手に触れることで、すっきりした感覚を直に感じることができるとともに、手がきれいになることと、モヤモヤがすっきり流れてなくなるイメージに重なるため、とても気持ちがさっぱりするそうです。

10年以上前の話なので、その同僚が心理学的な根拠を知っていたかどうかは不明ですが、心理学的にも非常に理にかなった気分転換方法のようです。(詳しくは、こちら

以前ブログでご紹介した呼吸法も気分転換の一つですね。気分転換に必要なことは、モヤモヤたした気持ちを一時的に断ち切り、何か別のことに集中してみることです。仕事中に伸びをしたり、足を組み替えたりすることも、無意識的に行う気分転換ですが、意識的に何か行動することで、より効果が高くなります。

【研修報告】4月26日開講の育成研修

【研修報告】4月26日開講の育成研修

【研修報告】4月26日開講の育成研修

4月26日に開催いたしました、『育成研修』は無事終了いたしました。

5社9名の方々にご参加頂きました。

受講生の皆様は、日頃から部下をご指導される中での、
「指導方法」「部下との接し方」等を学んでいただきました。


平成から令和へと時代が移り変わり、現代社会においては、私達昭和世代から
平成生まれの若者が入り交じり仕事をしております。時代の流れと共に、人々の
考え方や、今まで当たり前だと思っていた事柄も当たり前では無くなり、様々な
変化を遂げています。

「当たり前」「常識」もやはり、世代によって異なって来ます。それぞれの世代の
違いを受け入れ、色々な考え方に柔軟に対応して行く「柔軟性や対応力」の大切さを
改めて感じました。

考え方や見方を変えて

考え方や見方を変えて

考え方や見方を変えて

大型連休が終わりましたね!
終わってしまった…という気持ちの方も多いのではないでしょうか?昨日のニュース番組の街頭インタビューでも、多くの方が「連休が終わってしまって残念」と答えていた印象です。

さて、連休が終わるのは、月日の経過なので仕方ないとして、その時に「終わってしまって憂鬱だな、嫌だな」と思うか、「しっかり休めてリフレッシュできたから、また仕事がんばるぞ!」と思うかでは大きな違いがあります。
前者は嫌な気持ちで一杯、後者は連休後のことに前向きな気持ちです。どちらも連休が終わったという事実は同じですが、それに対する考え方が違う事で気持ちも変わっています。

このように、ものの見方や視点を自分にとって有効な方に変えることで、感情も変えることができるのです。これを心理学では、「リフレーミング」と言います。
このリフレーミングという手法は、多くの人が意外といろいろな場面で無意識に使っているのではないでしょうか?何かあった時につぶやく「まぁいいか」という言葉も、広い意味ではリフレーミングと考えてもいいかもしれませんね。

連休明けで辛くて仕方ないあなた!
是非「リフレーミング」を使ってみてくださいね。

4月号Newsレター 配信しました!!

4月号Newsレター 配信

今月号のニュースレターを配信しました!
是非ご覧ください!

今月のキャリア・アップニュースレターでは、「部下の強みを発見する そしてマネジメントする」と題してお届けします。
ご存知のように、組織は足し算ではなく、掛け算でその持てる力をより大きくできるものです。
部下の力に着目し、引き出し、伸ばしていくことで、「1+1+1+1」から「1×2×3×4」のように大きな力となり、トップダウンからボトムアップへつながります。
では、どのように、部下の力を引き出していけばいいのでしょうか…????


現在のような事業環境の変化が激しい時代に、経営者やリーダーのトップダウンで統制することには限界があるような気がします。それは、弊社で例えるならば、マニュアル作りが素晴らしいスタッフ、日報の書き方が素晴らしいスタッフがおります。すると、そのノウハウを横展開して会社に活かしております。また、英語力のあるスタッフには、何か我が社で彼女の能力を活かせないかと日々考えたりしています。

そのように部下の「強み」を発見して組織に活かす、会社に活かすことは重要なことだと感じます。しかし、そうは言っても現実的には、なかなか活かせていない企業もまだまだあることも事実です。

よくあるケースとして、「強みよりも、弱みを補強すること、未熟な点を矯正すること」が企業内で起こります。また、部下や後輩だけでなく自分自身の強みについてもほぼ全く目が向けられていない場合もあります。「自分の強み?入社以来、考えたことがない」という方も多いのです。

即ち、弱みを徹底的に補強するというのは、経済が右肩上がりの時代や、あるいは軍隊のように、目指すべき目標や水準があらかじめ決まっている状況では有効であります。

また、業種によっては、危険を避ける為に徹底的に問題をつぶしていくことが第一義というケースもあるでしょう。しかし、現代の事業環境のように、変化が激しく、多様性に富んだ時代はどうでしょうか。
むしろ、人の「強み」が、独創的な発想や、商品・サービスにつながります。
どのようなイノベーションも、個々のメンバーが持つ感性や専門知識、経験といった「強み」から始まるものです。



まず一つ目は、社員やメンバーの「貢献意欲」「仕事で目指す水準」が高まるということ。ドラッカーは以下の言葉で、その点を強調しています。

「強みに焦点を合わせることは、成果を要求することである。『何ができるか』を最初に問わなければ、真に貢献できるものよりも、はるかに低い水準に甘んじざるをえない。」

たしかに、「君は、こことここが弱いから、この一年で必ず修正するように。」と言われるよりも、「君には他の人にはないこういう強みがある。この点を活かして、この一年、成果をあげてほしい。」と言われた方が、明らかに貢献意欲も仕事へのモチベーションも高まるはずです。
自分が目指す仕事の水準が、一段上がり、「こういう方法もあるな、こういうサービスも求められるんじゃないか」と自発的に発想するようになるでしょう。

自分の仕事や事業への関心と責任意識も高まり、自ずと致命的なミスを犯す頻度も低くなるはずです。
遅刻をしやすい人に、厳罰やルールをいくら積み重ねても、根本的には解決しません。
むしろ、「君のこういう点にものすごく期待している」と言われる方が、自己規律が働くものです。

2つ目は、メンバー同士がお互いに尊敬・尊重し合い、仕事が生産的になるということです。
例えば、Aさんは顧客との商談が極めて得意である一方で、資料を用意したり、契約書類を作ったりすることが苦手だとします。
ところが、Bさんにとってはその得手、不得手が真逆。両者ともそれを認識し、組織/チーム内で補完し合って仕事をできているような場合です。
A
さんも、Bさんも「自分が仕事をできるのは、彼(彼女)のおかげだ。自分にできないことをあれだけやれるのは本当にすごい。」と考えるようになります。
互いにそう考えることで、非生産的で内向きな揉め事も少なくなり、生産的に仕事が進むようになります。以上のように、部下の‘強み’を活かす。お試し下さい。 

キャリア・アップ主催の新人研修を、3月コースと4月コースの2回にわたって実施いたしました。総勢27名の方が参加され、社会人としての第一歩を踏み出す心構えやマナーを学びました。

2日間の研修を通じて、多くの学びを得た受講者の方々の声をご紹介します。

 

~受講後アンケートより~

  • 新入社員研修を受けて感じたことは、今日が学生から社会人への変わり目ということです。社会人としての心構えをここまで深く理解する場はありませんでした。(製造業/男性)

 

  • 今まで敬語だと思っていた話し方が、若者言葉に分類されていて、今まで話してきた目上の方にとても失礼な事をしていたんだと反省した。電話対応は、いろいろなアルバイトでやってきたので自信があったが、やってみると話し方、対応の違いがあり学ぶことがたくさんあった。IT企業/男性)
  • グループワークをする中で、30分という限られた時間で決められたことをこなすためには、活発な発言はもちろんですが、時間配分や率先して取り組む姿勢が大切だと思いました。(不動産/女性)
  • 自分の一つのミスや言葉の使い方で、企業全体のイメージが下がったり、他の人に迷惑をかけてしまうことがあると分かったので、十分に気をつけないといけないなと思いました。(製造業/女性)
  • 研修指針にあった、「ありがとう」と言われる自分になりたい。(製造業/女性)
  • 今までグループワークとなると自分から積極的に発言する等、自分の事ばかり考えてしまいがちだったが、周りの意見を引き出したり、話を共有して互いに理解を深める事が重要だと気付いた。(住宅/男性)
  • 報連相は会社でのコミュニケーションの基本であり、信用される社員となる為には正確な実践が必要であると学びました。(IT企業/男性)
  • 今まではコミュニケーションはかなり苦手だと思っていたが、今回の研修を受け、意外と苦にならないかもしれないという希望が見えた気がします。(不動産/男性)
  • 仕事の中で順調に作業が進行していても報連相を怠らずに自身の状況を伝える様心掛ける。(IT企業/男性)

ここには載せきれないほどの多くの学びを胸に、職場に戻って行った研修受講性の皆様。皆様一人一人の学びが職場の力になり、皆様の今後の成長にもつながっていくようスタッフ一同、皆様のさらなるご活躍を祈念しております!




















穀雨

穀雨

穀雨

日本の二十四節気では、今の時期は「穀雨」というそうです。穀雨とは、「雨降って百穀を潤す」という言葉からきているそうで、その名前の示す通り、温かく柔らかい雨が降り、田畑を潤す時期です。
暖かさが本格的になり、気候が安定してくるこの頃は、種まきに最適な季節として、昔から農作業のスタートは穀雨を目安にされてきました。

私たちの仕事に当てはめてみるとどうでしょう?
4月の人事異動も終わり、職場の雰囲気も落ち着いたものになり、人間関係もなんとなく分かってきたのが、この穀雨の頃ではないでしょうか?
まさに、仕事の土壌である職場環境が整って、本格的に業務がスタートできる時期ですね。
秋野豊穣のようなしっかりとした結果を達成するためにも、気持ちの良いスタートを切りたいものですね!

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