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すっきり「整理整頓」も仕事のうち

デスク周りは、書類や文具類で散らかりがち。
デスク周りがすっきりしていると、仕事も行いやすいですよね。

◆なぜ散らかる?
 ・ものが多い
 ・片付ける時間がない
 ・別に散らかっていても仕事はできると思っている

◆デスクが片付いている状態のメリットは?
 ・時間を節約:「あの書類、どこいった?」が無くなる。必要な時に必要なものをサッと用意できる。
 ・集中力がUP: デスクワーク中ごちゃごちゃと色々なのもが視界に入ると、
          そちらに関心がいってしまう。
 ・心に余裕が生まれる:十分なスペースで集中でき、使いたいものをサッと使える環境は、
              仕事を計画的に進められる。
              仕事を計画通りにこなせていると、それだけで時間にゆとりが出てくる。

◆整理・整頓術引き出しの中のものも、1度机の上に全て並べて実態を知ろう)
 ①ものを減らす:「要るもの」「要らないもの」を仕分けする。
           整理整頓が苦手なら、数回に分ける、数ブロックに分ける、など少しずつ。
           「いつか使うかも」はだいたい「使わないもの」。
 ②散らかりやすいものをチェック:日常的に使う「名刺」「書類」「ふせん」「ペン」は
                    使用頻度が多くデスク上に散らかりがち。
                    これは散らかりやすいものと把握して、意識的に収納する。

◆きれいな状態をキープし続けるには
 ・必要な書類はファイリング:カテゴリ分けして、ラベルを貼り「ひとめで分かる」状態に。
                 使用頻度の高い書類はデスク上、低い書類はデスク引き出しの中へ。
                 引き出しの中にしまう場合、引き出しを開けて「一目瞭然」の状態に。
 ・散らかりやすいものは「置く場所」を決めて
                 トレーなどを利用して定位置を確保。
                 引き出しの中は「仕切り収納」で見やすく分類。

以前勤めていた会社に、片付けられない上司(所長)がいました。
書類(過去の見積書など)を机の上に平積みし、いくつかの山を作った後、机周辺の床にも山を作り出しました。
見かねた女性先輩社員が「もう、これ何とかして下さい。片付けていいですか?」と言い出したのですが、既に「上司自身にもどこに重要な書類が混ざっているか分からない」から、「うかつに手を出せない」状況になっていました。
結局 客先とのやり取りにも支障が出始め、事務所の女性社員と部長(所長の上司)で整頓するという珍事が起きました。

日頃の少しの手間の積み重ねで、仕事をしやすい環境が作り出せます。
机の上をスッキリさせて、気持ちよく仕事したいですね。

【受講生の声】新入社員研修を動画配信にて視聴して

【受講生の声】新入社員研修を動画配信にて視聴して

【受講生の声】新入社員研修を動画配信にて視聴して

今年の新入社員研修は、コロナウィルスの感染対策でキャンセルや中止を余儀なくされた企業様も多いと思います。
弊社では、実際に過去キャリア・アップ企画にて開催しました、新入社員研修を編集した動画を活用し
「動画配信での新入社員研修」を行いました。


<導入研修版>5つのテーマ
①学生と社会人の違い(約55分)
②ビジネスマナー(約50分)
③電話対応(約40分)
④敬語の使い方(約60分)
⑤仕事の進め方①②(約60分×2本)

詳細は下記をご参照ください。
https://www.career-up.co.jp/news/?mode=detail&article=273



実際にこの「動画配信研修」を視聴された、受講生の声をご紹介いたします。

・動画配信だったので聞き取れなかった部位を再度聞けることが良かった。
・自分のペースで視聴でき、置いて行かれず研修に臨めた点が良かった。
・字幕があったので聞き取れなかった部分も理解する事ができた。
・動画だけど字幕もついていて分かりやすく編集もされていてとても理解しやすかった。
・人前で発言する事が苦手な人でも、講師の質問に余裕を持って考える事ができて良かった。
・実際に講習を受けている様に感じた。
・それぞれのテーマに添って必要性を細かく説明しており大変分かりやすい講習でした。
・動画研修は時間調整がしやすいので、興味があるテーマを効率的に学ぶ事ができるので良いと思う。
・全体的に仕事を取り組んでいく上で必要とされていた礎や中身がこの新人社員教育を通じて知る事がとても濃い充実した時間でした。
・経験談・例え話事例があり内容が理解しやすかった。
・動画の内容が実際に現場で起こり得るケースなので分かり易かった




動画研修の最大のメリットは、「いつでも・どこでも・何度でも」見直す事ができる事です。
聞き逃してしまった説明をもう一度聞き直す事ができたり、自分の業務と調整をしながら空いた時間に視聴する事も可能です。
また、より理解度を深めるため、講師による口頭での説明を字幕にて表示もされておりとても分かり易く編集しております。

ウィルスと共存して行かなくてはならないこれからの時代、「動画配信での研修」は当たり前のものへとシフトして行く事と思います。
社員教育をしたいけれど、今までのように社員教育ができない企業様も増えていく可能性もあります。そんな企業様のお役に立つため
キャリア・アップでは、今後も「動画配信での社員教育」をご提案させて頂きます。

春に入社した新入社員の方々も、秋には会社に慣れてくる時期と思います。

フォローアップ研修についても、現在動画配信で受講いただけるよう、準備を進めております。
是非ご活用頂ければ幸いです。

好印象を与える名刺交換のマナー

好印象を与える名刺交換のマナー

好印象を与える名刺交換のマナー

名刺は、「顔」や「分身」と言われます。それだけに、丁寧に扱うのが基本中の基本です。
印象がアップする名刺交換のマナーについてご紹介します。


1.きれいな名刺を用意する
 名刺は自分にとっても「分身」です。汚れていたり、角が折れていたりする名刺は
 マナー違反です。

2.必ず立って行う
 直前まで座っていた場合でも、立ち上がって行いましょう。また、間にテーブル
 などを挟むのもNGです。

3.笑顔で自分から差し出す
 名刺は、目下の者が先に差し出して名乗るのがマナーです。笑顔で自分から
 差し出すようにしましょう。

4.両手で受け取る
 名刺は大切に両手で受け取ります。相手の名前や会社名・ロゴに指がかからない
 ようにしましょう。

5.その場で名前を確認
 名前の読み方が不明なときにその場で尋ねるのはOKです。最初に確認するのは
 失礼ではありません。
 
6.いったんは名刺入れの上に置く
 相手が3人以上の場合は、座り位置に合わせて、テーブルの上の空きスペース
 に並べるようにします。


豆知識!!
名刺をしまうタイミングないつが良いのか?
打合せが短時間の場合は、終わるまでテーブル上に置き、最後に名刺入れに
しまいます。ただし、長時間の場合や、資料を多くテーブルに広げるような場合
などは、顔と名前を覚えたらしまうのがスマートです。

「あなたの話は分かりづらい」話下手を卒業しよう3 後輩や部下への対応の場

「結局、何が言いたいの?」
自分は伝えたつもりでも、相手にこう思われたら意味がないですよね。
ここでは後輩や部下への「ありがちな日頃の言葉遣いのクセ」を振り返り、仕事が進む話し方をご紹介します。


後輩や部下への一言
◆「昔はこんな事なかったのに」「私の若い頃はもっと〇〇だったのに」
  時代は変化しており、あなたの経験が今の常識ではありません。
  「昔はこうだった」と過去の経験をあたかも常識のように話すと、昔を知らない後輩や部下は
  「上から目線で語られても」と不快に感じてしまうかも。
  「私の時は、こんな事もあったよ」と過去のエピソードを具体的に話すと受け入れてもらいやすいです。
  →エピソードは具体的に

◆「っていうか、むしろ」
  口癖になっている人が多いそうです。
  相手の発言を否定し、自分の言いたい方向に話を引っ張る強引さも感じさせます。
  「むしろ」の後に続く話がよほど建設的な話でない限り、聞き手が「否定された」と感じて
  反発してしまうかもしれません。
  →極力使わない

◆「私があなたの立場なら」
  部下の失敗に対して使われがちに言葉です。
  (私の立場になんてなった事がないくせに)と、部下や後輩にネガティブな感情を抱かせてしまうかも。
  「自分のミスや失敗を非難された」と受け取られる可能性も高いです。それよりも、
  同じような場面で失敗した経験談、その失敗をどうリカバリーしたかを具体的に伝える事。
  そうする事で、相手のプライドを傷つけることなく、ヒントを与える事ができるかもしれません。
  →過去の失敗談を伝える


以前の職場の上司が「そんなもん、俺に言わせりゃ」が口癖でした。
同僚がお得意先への連絡ミスをしてしまった時、上司の「そんなもん、俺に言わせりゃ 仕事をなめとるわ‼」という言葉が事務所内に響きわたりました。
たしかにミスをするのは良くない事。ミスが起こらないようにする彼自身の配慮が足りなかったかもしれません。しかし、それ以降、彼は上司の前で委縮してしまい、仕事の進捗の報告も言葉がたどたどしくなってしまいました。その会社では、上司の「そんなもん、俺に言わせりゃ」が飛び出すたび、事務所の空気が少し緊張していました。

もしも その時、上司から「実はな、俺も同じような失敗をした事があってな…
その時 俺は、その失敗に対してこういうリカバリーをして…」と言葉が続いていたならば、同僚は上司に違った印象を持ったかもしれませんね。

言い方」・「伝え方」ひとつで、受け取る側はこんなに変わるのだなぁ、と感じた出来事です。

Newsレター6月号配信!!

Newsレター6月号配信!!

6月のNewsレターを配信いたします。
今月のキャリア・アップNewsレターでは、【いくら正論でも「言い方」によっては部下に伝わらない!】という話題で皆様にお伝えします。

 1.部下に伝わる「言い方」とは
 2.事例で確認、やってはいけないOJT
 3.4月に新入社員研修をできなかった企業様へ研修DVDのご紹介

これらに着目して今月もご覧ください。

  ある企業よりこんなご相談がありました。
「社員のレベルが低く、言いたいことばかり言っいてどうしようもない。何か言えば、社長から否定されたと言われ…
 それに自分で考えて仕事をせず言われたことしかやらないし…。どうしたものか…」と。

 

このようなお話を2時間程伺いましたが、「確かにご苦労されている」様子が伝わってきました。
そして、更に話しを聞いてみると、実は本当は社長は社員のことを思っていて、社員にとって良かれという思いである施策を講じている訳ですが、実はまったく社員にはそれが理解されず、反対に不満だらけであり、その社長さんにしてみたら怒りでいたたまれない思いの話もしてきました。

 

私が思うには、確かに社長さんの思いにも共感できますし、とても愛情の深い方だとも思いました。
しかし、何故、社員には伝わらないのか…。

色々お話を聞いてみて思ったことは、確かに「決して間違った事を言っている訳ではない」こと。
確かにそうだと思わせる内容です。

しかし、その時の言い方が「否定的で一刀両断で切り捨てる言い方」であったり、自分の思うとおりにならないと
イライラをあからさまに出す状態であることが分りました。


部下達は、全く何をやるにも考えていないと言い切る社長さんですが、本当にそのとおりでしょうか。確かに社長ほどのレベルまでには達していないにせよ、彼らは彼らなりに考えています。また、「一刀両断で切り捨ててしまう」と、例えば23のレベルであったモノが、結果的にゼロになってしまいます。

それよりも、せっかく23のレベルまで来たのならば、それを45のレベルへどう繋げるか、導くかを考えることの方が前進すると思うのです。多分、その社長さんにしてみたら「いや、それは既にやっているよ」と言われるかもしれませんが、実はその導き方、促し方に問題があるのではないかと推測できます。

★人間は、言葉で考え、言葉で意思を伝える動物です。
 ですから、言葉が引き金になり人のやる気を引き出したり、
 逆につぶしたりすることもあることを知っているでしょうか。

 

 

 

そう思うと、「キミはそう思うのか」「ここまではOKだね」と認めること。そこから、どうするかを一緒に考えようとすること。
それができないならば、ご自分としては苦手ならば、それができる人に代行者になってもらうこと。このプロセスが重要に思います。

これは数ある中での1つの方法ですが、まずはやってみると何らか違いがでるのではないかと思います。
須山より


部下から提出された提案書の出来が悪かった時、あなたは、どのように部下に指導していますか?




 さあ、あなたはAの上司のように言い方をしていませんか? 
この上司にしてみたら部下指導のつもりで言っていますが、現実的には部下のやる気を削いだり、上司に本気でないと決め付けられ 上司に対する信頼感を失くすことにも繋がります。

また、このような言い方が継続的であると、部下はやる気と自信をなくしていきます。

 

大切なことは、Bの上司のように、
①事実の受け入れ+承認(有り難うの一言)
②肯定的な表現で 

③具体的にどうして欲しいのか 
④背中の一押し 
が重要になります。

 

私が今年1月になったばかりに自分自身に誓ったことは「否定語をできるだけ肯定的な表現で話そう」ということです。
その理由は、自分としては指導のつもりで伝えている言葉でも、相手には伝わっていないということを実感し、また部下からしたら「否定や批判」にしか聞こえていないことが痛いほど分ったからです。だからこそ、今年はあえてそうしようと決意しました。

 

<編集後記> ・(根) あっという間に夏の気温になりました。水分補給や体調管理で夏バテを防止したいですね。







新入社員研修DVDのお問い合わせ・お申し込みは、下記よりお願いします。
https://www.career-up.co.jp/inquiry/?mode=detail&article=3


ビジネスマナーの基本

ビジネスマナーの基本

ビジネスマナーの基本

4月に入社された新入社員の方々も、自宅待機等で新しい職場になかなか出勤できなかったり
今まで仕事をされた方も、在宅勤務で久しぶりに職場に戻られた方等この時期は多いとかと思います。

そこで、本日は「ここからスタート!ビジネスマナーの基本」についてご紹介します。


1.時間を守る
 出社時間・会議の開始じかんなど余裕をもって

2.身だしなみを整える
 ポイントは、「清潔」「機能性」「調和」

3.あいさつをする
 「笑顔」と「自分から先に」が決め手

4.言葉遣いに気をつける
 同僚・後輩にもきちんとした言葉遣いを


良い習慣は、それが人柄になって行きます。
「人は心構えを変えることによって、人生を変えることができる」~ウィリアム・ジェームズ

「あなたの話は分かりづらい」話下手を卒業しよう2 会議やプレゼンの場

「あなたの話は分かりづらい」話下手を卒業しよう

「あなたの話は分かりづらい」話下手を卒業しよう2 会議やプレゼンの場

「結局、何が言いたいの?」
自分は伝えたつもりでも、相手にこう思われたら意味がないですよね。
ここでは会議やプレゼンの場で使われやすい「日頃の言葉遣いのクセ」を振り返ります。


会議やプレゼンの場で
◆「〇〇ではないでしょうか」
  丁寧に言おうとしているのだろうけれど、押しつけがましい印象。
  相手の同意を得つつ自分の思い通りに推し進めたい、という意図を感じてしまうという方も。
  (改善→「〇〇です。なぜなら~」

◆「〇〇だと思います」
  自信がないのかな?という印象を与えます。
  (改善→「〇〇です」と言い切ります。根拠が曖昧な時・推量の時は「〇〇でしょう」を使います

◆「そして、〇〇です。そして、〇〇ですね。」
  そして、を連発すると事実や意見が積み重なって因果関係も不明確になってしまいがち。
  それ以前に話が長くて「この人、何が言いたいの?」と相手を困惑させます。
  (改善→「そして」は1回まで。「または」「あるいは」などの接続詞を使います

◆「まず〇〇、次に〇〇、更に〇〇、それから〇〇」
  自分の提案のメリットを並べたい!というあなたの主張はもう分かった。
  ただ、列挙しすぎて記憶に残らない。という残念な結果になってしまうかも。
  (改善→根拠は3つまで

◆「とても、すごく」
  強い感情を表現したい時に連発しがちです。
  ここぞという時に絞って使う事で重要なポイントを伝えられますが、連発すると「本当に重要?」と
  相手に感じさせてしまいます。
  それよりも、事実や数字で重要性を伝えた方が聞き手は分かりやすいですね。
  (改善→連発しない

◆「普通なら…」
  自分の思いこみ・願望を「普通」としてはいないでしょうか。
  それでは説得力に欠けてしまいます。データから普遍的な事実であることを提示しながら伝えましょう。
  (改善→データを示して説得力をアップ


子供の頃、友達に「すごく大きな犬を見た!すごい、すごく大きい!」と言われたときの事を思い出しました。
私はその時、「友達が大きな犬を見た」という事実は分かりました。しかしその犬が「どれほど大きいのか、どのように大きいのか、何と比べて大きいのか」は全く分かりませんでした。友達があまりにも「すごい」「すごい」というので、終いには「…本当にすごいの?」と思ってしまいました。

このように、感情だけではデータは伝わらず、聞き手としてはモヤモヤする状態になってしまいます。
上の一覧は使われやすい言葉のごく一部です。もしも、この中で「この言葉けっこう使っているかも」と感じるものがあったとすれば、あなたの話は言い方を変えるだけでさらに伝わりやすくなるかもしれませんね。

電話のかけ方4つのポイント

電話のかけ方4つのポイント

電話のかけ方4つのポイント

緊急事態宣言の解除に伴い、徐々に会社へ行く機会が増えたりする方も多いと
思います。
「新しい生活様式」により、今まで当たり前であった仕事の仕方・生活様式に変化が必要に
なってくるのかもしれません。

そこで、本日は「電話のかけ方4つのポイント」についてご紹介いたします。

電話をかけるとき、相手の立場に立ち、事前準備をきちんと行い、明るい声で滑舌よく
話すようにしましょう。

1.事前準備を万全に
 相手の社名・役職・名前の読み方などは事前によく確認します。
 話す要件を整理し、関連資料なども手元に準備します。

2.タイミングを配慮
 常に相手の都合を考慮して、話しかけるようにしましょう。
 始業時間の前後や昼休み、営業時間外などは避けるのが基本です。

3.要件は簡潔に
 「時は金なり」電話は通話料金だけでなく、相手の貴重な時間を
 使います。話す要件は分かりやすく簡潔に。

4.受話器は静かに置く
 「ガチャン」と切るのではなく、静かに指でフックを押さえるか、受話器
 の耳側から置くようにしましょう。

顔と名前を覚える4つのコツ

顔と名前を覚える4つのコツ

顔と名前を覚える4つのコツ

コロナウィルス感染拡大防止のため、在宅ワークを行われている企業様も多いと思います。
通常ですとこの時期は、新しい出会いの季節で、新たに出会った方と名刺交換をしたり・・・
などの機会も多いはずですが、今年度はなかなか人ともお会いする事ができず、名刺交換などの
機会も減っているとは思いますが・・・こんな時だからこそ!!
今後ご活用出来る手法をご紹介していきます。


「前に会っているはずなのに名前が出て来ない・・・」こんな経験はありませんかありませんか。
名前と顔を確実に覚えるのは初対面のときが肝心です。

①特徴づける情報を引き出す
名刺を受け取った時に、読み方の確認をしながら、名前の特徴や由来を尋ねてみましょう。
また、雑談の中で「休日は何をされているんですか?」などと趣味や特技等の情報が聞き
出せれば、映像として記憶にとどまりやすくなります。

②顔が似ている有名人と関連づける
初対面のときに、自分の知人や有名人と関連づけると覚えやすいものです。
普段からすれ違う人を見て「〇〇に似ている」と想像するとトレーニングになります。
顔全体ではなく、一部のパーツだけに絞るのも効果的です。

③繰り返して名前を呼ぶ
これは最も簡単で効率的なコツと言えます。
習慣として最初にあった時から名前で呼びかけるように心掛ければ、自分の脳にも記憶が
定着します。
な目を呼ばれる相手も嫌な気はしない物です。

④「記憶」を早めに「記録」する
相手と別れたら、印象が残っている内に素早く記録しましょう。
スマホに入力しておくだけでもOKです。
名刺の空きスペースに書いても良いですが、本人の前で名刺に書き込むのはマナー違反
です。

伝わる「クッション言葉」その3 改善して欲しい

伝わる「クッション言葉」その3

伝わる「クッション言葉」その3 改善して欲しい

前回「断る」時のクッション言葉をご紹介しました。
今回は、相手に「改善して欲しい」時のクッション言葉についてお話しします。

次の話は以前、私が経験した場面です。
当時アルバイトをしていた書店で、後輩に「明日は地味な服装で出勤しようね」と伝えました。
翌日、その後輩は「ゴールドの大きなリングピアス」に「露出のある黒のダメージTシャツ」「ダメージジーンズ」で来ました。
私は(しまった!)と思い
ました。
「地味」は人によって尺度が違うのか!
後輩なりに「地味な服」を選んできてはくれたが、書店という場にはふさわしくない格好だ

「この色・このデザインは避けて」「良い例はこう」と具体的に示すべきだった!
(後輩に悪い事をしてしまった…)
と反省しつつ、責めずに改めてもらうにはどう伝えようか…。


こういった時
「責めず」に伝える事が出来るのはやはり「クッション言葉」


【改善して欲しい時】
 ・説明が十分ではなかったかもしれませんが、
 ・私どもの説明不足だったかもしれませんが、
 ・言葉が足りなかったかもしれませんが、


という言葉を頭に付けるだけで「相手への配慮」「思いやり」を示すことができますね。
私の体験談の場合は、「それじゃダメだよ。もっと地味な服で来て!」と伝えるよりも、「私の説明不足だったかもしれないけれど、アクセサリーはつけないで、ダメージのない素材のものにしようね」「色はそれで良いよ」と伝えれば、トゲもなく伝わりますよね。


ビジネスの場でも、「クッション言葉」は断ったりをソフトに伝えられるとても良いものですよね。
例えば、

◆遅刻が気になる部下がいたら
 「最近遅刻が多いよ!困るんだけど」と責めるよりも
 「私の説明不足だったかもしれませんが、7時45分には出社してください。

◆途中経過を報告してくれない後輩に
 「なんで報告しないの!」と責めるよりも
 「私の説明不足だったかもしれないけれど、途中経過を報告するのがこの職場のルールだから、お願いね。


など。「クッション言葉」+「具体的な例を示す」ことで相手にトゲが無く伝わりますね。
人間関係やコミュニケーションを円滑にするために、私はやはり「クッション言葉」を使っていきたいと思いました。

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