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『好印象』を持たれるメール6つのコツ

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『好印象』を持たれるメール6つのコツ

『好印象』を持たれるメール6つのコツ

『好印象』を持たれるメール6つのコツ

「メールについてきちんと学んだ事が無い」と言う社会人も多いようです。
相手に好印象を持たれるコツを紹介します。

1.開封されるコツ・・・「件名」に具体的に用件を入れる
 「ご連絡」「お知らせ」だけでは、相手にとって何の用件か分からず
 「怪しいメール」とスルーされることさえあります。
 「11月20日打合せの件」などと分かり易く、簡潔な件名を心掛け
 ましょう。件名の後に名前を入れるのも有効です。

2.情報の同時共有のコツ・・・「TO」「CC」「BCC」を正しく使い分ける
 「TO」:メールの内容を直接担当する人
 「CC」:その内容に関わる人
 「BCC」:他の受信者に名前を伏せて情報を共有したい人
 住所変更などを「BCC」で一斉に送る時などは、
 「このメールはBCCで一斉にお送りしています」
 などの一文があると親切です。
 ただし、便利な機能ですが、相手が不快に思うこともあるので乱用
 には注意しましょう。

3.全体像を伝えるコツ・・・ビジネスメールは「1メール1用件」が原則
 ですが、本題に入るとき、いきなり詳細を書き始めてはいけません。
 「次回の打合せの日程が決まりましたので、お知らせ致します。」
 などと、どんな目的でメールを書いているか示すことで、相手に全体像が
 伝わります。

4.読みやすい文章のコツ
 ①句読点を適切に打つ
 ②漢字を使い過ぎない
 ③箇条書きを用いる

5.用件を正しく伝えるコツ・・情報の漏れを無くすために、文章を
  5W2Hでまとめると良いでしょう。

6.冷たいイメージを無くすコツ
  メールは用件だけを書くと、簡潔である反面、事務的で冷たく感じ
  られることがあります。
 「ありがとうございます。」の一言を冒頭や最後に入れるだけで、柔らかい
 イメージになります。

●クイックレスポンスが決め手!
 メールの返信にしても、お礼メールにしても「できるだけ早く」が基本です。
 返事に時間がかかる場合は、「確認しました。明日、改めてご連絡します」などと
 まずは「読んだことを伝える」ことが大切です。

 

投稿日:2020年12月18日 (金)

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