『Ｎｅｗｓレター8月号』part2　部下に「報・連・相」を教える上で～上司が心掛ける「お・ひ・た・し」～

弊社では、新人や一般社員を対象にした「報・連・相」研修をよく実施しています。そうすると、若手社員の受講者から「報連相をすることは重要だと分かっても、上司の態度や反応の仕方によっては、自らできないことがある」という発言を耳にすることがよくあります。
せっかく自ら報告しても、上司がイライラしていて報告をためらってしまう部下がいるようです。また、部下にしてみたらタイミングを見計らって報連相をしているつもりが、「空気を読め」と一撃されることで、「それでは、いつ言えばいいんだ」と悩んでしまい、上司との会話に躊躇してしまうこともあるようです。

そこで今回は、部下に「報連相」を教える立場である上司としての心得をお伝えしたいと思います。ポイントは４つです。

(1)「お」：怒らない
(2)「ひ」：否定しない
(3)「た」：助ける（困り事があれば）
(4)「し」：指示する

(1)【お（怒らない）】

　「怒る＝感情に身を任せる」行為はしないということです。ただし、相手のためを思って注意をする「叱る」は必要ですが。

 ＜まずい情報ほど早く＞と頭ではわかっていても、相手が怒り始めると無意識に自己防衛する心理状態になってしまいます。もちろん、部下も勇気をもって報告することは重要ですが、上司の感情のままの怒り方によっては、部下はまずい情報を隠したり、ウソの報告をする人がでてきます。大切なことは頭で分かっていても、人間はそのような防衛心理が無意識に働くものであるということを前提に、まずは感情をあからさまに出さないと心得ることです。

(2)【ひ（否定しない）】

　仕事をする上で、上司が部下の意見を否定する場面は少なからずあるものです。しかし、そのような場合でも、冒頭からいきなり否定することは避け、まずは相手の意見や言葉を受け入れてから自分の意見を伝える姿勢を意識しましょう。「あ～、そういうことがあったんだね」と、まずは肯定的に受け止めてみる。そこから、「では、〇〇〇の件については、どうしようと思っているんだ?」と質問しながら部下にも考えさせ、そこから上司としての具体的なアドバイスにつなげることです。こうすれば、否定のニュアンスを和らげることもできますし、物事が前進していきます。

(3)【た（助ける）】

　部下を助けるのは上司として当然の役目。しかし過剰に助けすぎると、状況や相手によっては部下の成長の妨げになってしまうこともあります。ここで大切なことは、何でも「助ける」のではなく、今は「サポートすべき」なのか、「助けるべき」なのかを常に見極めることです。「助ける」とは、すぐに上司が手を出してしまうことであり、「サポート」するとは、手を出さずに、部下に考えさせたり気づかせる行為をすることです。その状況や結果から「助ける」べきかを判断してみましょう。

(4)【し（指示する）】

　若手社員からよく耳にすることとして、「あの上司は、指示がない」「適当な指示ばかり」など上司に対する不満が多くあります。また、世の中の上司の6割～7割は、大雑把な指示であることが傾向にあるようです。そこで、私の研修では、「部下も、上司の指示が大雑把だと批判するだけではなく、自ら質問して踏み込んで確認をしていくことが大切」と指導しています。また、上司の立場としては、「指示を出すときは、「何のために」という目的と「ゴールや期待事項」を伝えることが、部下自ら考えて仕事ができるポイントである」と伝えています。部下にも問題があるでしょうが、上司からの上記のような指示の出し方を工夫することも大切です。

以上、ここで重要なことは、部下からの報連相や質問・困ったことを上げやすい雰囲気づくりをどれだけ上司が作ってあげているかが大切であるということです。「上司が忙しそう」「いつもしかめっ面をしている」「冷たくあしらわれるのが怖い」などを理由に、知らず知らずのうちに部下からの情報を途絶えさせていないか、常に自身をチェックすることは大切ですね。