ロールモデル
5月号Newsレター 配信
みなさんの会社には、「業務日報」はありますか?
その質問に対して、「業務日報はあるが、部下は面倒くさがって、あまり書きたがらない」とか「うちは、朝ミーティングで進捗確
認をしているので、日報はない」等々、色々な会社があると思います。
そこで、今回の内容は、弊社内の「業務日報」について書いてみようと思います。
弊社のスタッフたちは、毎日の日報をとてもよく書いてくれます。仕事以外に、毎日それを書くとなるとそれだけで、ひと仕事となる
ので、書きたがらない人も多いのが事実ですが・・・。
しかし、どんな仕事がどのくらい進んでいるのか、どんなことに困っているのか、どんなことを確認したいのか、ミスの原因は何で、
もっと次からどのようなことをしていきたいのか、等々、小まめに本当によく書いてくれます。
そうなった背景には、経営者である私が仕事で外出することが多く、スタッフと常にコミュニケーションを交わすことができない環境にあることが発端でありました。(弊社は、スタッフ2名ととても小さな会社です)
まずは、どんなことをスタッフから把握したいかを考え、私自身が日報のフォームを作成しました。
因みにどんなことを書いてもらっているかといいますと・・・
以上の4つです。
毎日のことですから、文字数が多い少ないはありますが、弊社スタッフはとても小まめに書いてくれ、上司としてはスタッフの一日の動きをあとで把握することができ、本当に助かっております。
大切なことは、業務の進捗だけでなく、スタッフがどのような考え・何に困っているのか、何が不明なのかを常に分かろうと上司側がしないと、スタッフとの心の距離は離れていってしまうのではないか思います。そのためにも、最低限でも私自身もコメントを入れることは意識しております。
また、日報だけがコミュニケーションの手段ではなく、職場にいれば、私自身もなるべく声掛けはしようとしております。
そして、もう一つ・・・
実は、とても有難く思っていることは、その日報の小まめさは、スタッフ自身もメリットと思っていることと、そして、その小まめさが人から人へ伝承されていることです。
あるスタッフの日報の使い方は、何月何日に、社長に〇〇の書類を渡した ということも記録に残してあるのです。何で、そこまで細かく書くのだろうと思いましたが、ある時、こんなことがあ
りました。「あの書類はもらっていないな」という話題になった時、
そのスタッフが、これまでの日報を確認し、「〇月〇日に社長に書類を渡しました」と日報を見ながら私に話すのです。そうすると、この日報の使い方は、業務の進捗報告のツールとしてだけではなく、自身の覚書であり、部下として自身を防衛するためにもこの日報
に記述していることを知りました。
自身のためにもとても良い活用の仕方をしており、本当に感心をしました。
また、とても嬉しいことは、その書き方が新しく入社した社員にも伝承されているということです。
日報は、上司から「書け」というから「書かなければならない面倒くさいもの」ではなく、
スタッフ自身にもメリットを感じながら使えているところに、スタッフの主体的動きがあつたことを感じました。
あなたの会社の業務日報の活用はいかがでしょうか。まずは、そもそもの目的をしっかりと
部下と共有しながらも、部下自身にもメリットを感じてもらえる使い方の工夫を議論することも大切ですね。
須山より
よくいくスーパーで気になる店員さんがいます。仮に店員Aとしましょう。
そのスーパーでは、夕方の掻き入れ時になると、レジ担当以外の従業員が店頭に出て、お客様に試食を勧めながら商品を販売する仕組みになっています。どの店員も、声を張り上げ必死にお客さまの注意を引き付けようとしています。そのような状況の中で、店員Aさんは他の店員とは違い、声は小さい、お客様と目を合わせない、そして、うつむき加減で商品を勧める言葉をつぶやいています。もし、あなたが店員Aさんの上司なら、Aさんのこの仕事ぶりに対しどのように声をかけるでしょうか?
以下の3つの対応であなたの対応に最も近いのはどれでしょう?
対応1 「やり方がわからないのか?お客様に声をかけるときは明るく、にこにこしてやればいいんだよ!まずやってみろ!」
対応2 「だめじゃないか!そんなやり方で売れると思うのか?」
対応3 「どうした?何か心配なことがある?」
それぞれの対応について、見ていきましょう。
対応1 本人からしてみれば、何かしらの原因がありうまくできないわけです。恐らくやり方だけでなく、や
る気の問題もあるでしょう。この状態でやり方だけ教えるのでは、本人にとってはピント外れのアドバイスになります。
対応2 頭ごなしに叱責するのはNGです。本人が余計に委縮し、問題解決にさらに時間がかかってしまうでし
ょう。
対応3 これが正解です。この店員Aさんには、店頭販売がうまくできない本人なりの理由があるはずです。
その理由を吐き出せない限り、問題解決にはつながりません。まずは相手の話に耳を傾け、心にたまっているモヤモヤを吐き出させます。
相手の心の中の物を吐き出させるためには、話の聞き方にコツがあります。まずは、相手の話を促し、聴くことです。
「何があったの?」
「どうしたの?」
「どうしてそう思うの?」と話を促しながら、聴いていきます。
「実は●●が苦手で…」と相手が言ったら、「そうなんだ。●●が苦手なんだ」とだけ返します。これをおうむ返しと言います。「オウム返し」は、あなたの話を聴いていますよ」というサインです。これにより、相手は自分から心にたまったものを吐き出していきます。
「オウム返し」は、簡単ですが非常に効果的な方法です。是非お試しください!
贅沢な時間
確認の重要性
御香の香り
気分転換法
【研修報告】4月26日開講の育成研修
考え方や見方を変えて
4月号Newsレター 配信
現在のような事業環境の変化が激しい時代に、経営者やリーダーのトップダウンで統制することには限界があるような気がします。それは、弊社で例えるならば、マニュアル作りが素晴らしいスタッフ、日報の書き方が素晴らしいスタッフがおります。すると、そのノウハウを横展開して会社に活かしております。また、英語力のあるスタッフには、何か我が社で彼女の能力を活かせないかと日々考えたりしています。
そのように部下の「強み」を発見して組織に活かす、会社に活かすことは重要なことだと感じます。しかし、そうは言っても現実的には、なかなか活かせていない企業もまだまだあることも事実です。
よくあるケースとして、「強みよりも、弱みを補強すること、未熟な点を矯正すること」が企業内で起こります。また、部下や後輩だけでなく自分自身の強みについてもほぼ全く目が向けられていない場合もあります。「自分の強み?入社以来、考えたことがない」という方も多いのです。
即ち、弱みを徹底的に補強するというのは、経済が右肩上がりの時代や、あるいは軍隊のように、目指すべき目標や水準があらかじめ決まっている状況では有効であります。
また、業種によっては、危険を避ける為に徹底的に問題をつぶしていくことが第一義というケースもあるでしょう。しかし、現代の事業環境のように、変化が激しく、多様性に富んだ時代はどうでしょうか。
むしろ、人の「強み」が、独創的な発想や、商品・サービスにつながります。
どのようなイノベーションも、個々のメンバーが持つ感性や専門知識、経験といった「強み」から始まるものです。
まず一つ目は、社員やメンバーの「貢献意欲」「仕事で目指す水準」が高まるということ。ドラッカーは以下の言葉で、その点を強調しています。
「強みに焦点を合わせることは、成果を要求することである。『何ができるか』を最初に問わなければ、真に貢献できるものよりも、はるかに低い水準に甘んじざるをえない。」
たしかに、「君は、こことここが弱いから、この一年で必ず修正するように。」と言われるよりも、「君には他の人にはないこういう強みがある。この点を活かして、この一年、成果をあげてほしい。」と言われた方が、明らかに貢献意欲も仕事へのモチベーションも高まるはずです。
自分が目指す仕事の水準が、一段上がり、「こういう方法もあるな、こういうサービスも求められるんじゃないか」と自発的に発想するようになるでしょう。
自分の仕事や事業への関心と責任意識も高まり、自ずと致命的なミスを犯す頻度も低くなるはずです。
遅刻をしやすい人に、厳罰やルールをいくら積み重ねても、根本的には解決しません。
むしろ、「君のこういう点にものすごく期待している」と言われる方が、自己規律が働くものです。
2つ目は、メンバー同士がお互いに尊敬・尊重し合い、仕事が生産的になるということです。
例えば、Aさんは顧客との商談が極めて得意である一方で、資料を用意したり、契約書類を作ったりすることが苦手だとします。
ところが、Bさんにとってはその得手、不得手が真逆。両者ともそれを認識し、組織/チーム内で補完し合って仕事をできているような場合です。
Aさんも、Bさんも「自分が仕事をできるのは、彼(彼女)のおかげだ。自分にできないことをあれだけやれるのは本当にすごい。」と考えるようになります。
互いにそう考えることで、非生産的で内向きな揉め事も少なくなり、生産的に仕事が進むようになります。以上のように、部下の‘強み’を活かす。お試し下さい。
キャリア・アップ主催の新人研修を、3月コースと4月コースの2回にわたって実施いたしました。総勢27名の方が参加され、社会人としての第一歩を踏み出す心構えやマナーを学びました。
2日間の研修を通じて、多くの学びを得た受講者の方々の声をご紹介します。
~受講後アンケートより~
ここには載せきれないほどの多くの学びを胸に、職場に戻って行った研修受講性の皆様。皆様一人一人の学びが職場の力になり、皆様の今後の成長にもつながっていくようスタッフ一同、皆様のさらなるご活躍を祈念しております!
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